Inventur 2.0: Zeit sparen und Fehler minimieren durch digitale Erfassung

Kurz Vorab: Inventur – Notwendiges Übel oder wichtiger Entscheidungs-Hebel?

Kaufleute, die eine Bilanz und GUV erstellen, sind zum Ende ihres Geschäftsjahres dazu verpflichtet, eine Inventur durchzuführen.
Die Inventur ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sollte auch im Eigeninteresse jedes Unternehmens durchgeführt werden. Durch den Bestandsabgleich von „SOLL versus IST“ erhält das Unternehmen wichtige Einblicke:
Auffällige Fehlmengen können Hinweise auf unsaubere Bestandspflege oder sogar Diebstahl sein. Ein Unternehmen läuft somit Gefahr, die eigene finanziellen Situation falsch einzuschätzen oder Aufträgen nicht nachkommen zu können, weil die zu liefernden Artikel unerwartet „out of stock“ sind.

Die „klassisches“ Inventurdurchführung: Sieht es bei Ihnen am Silvesternachmittag SO aus?

Inventur 2.0: Zeit sparen und Fehler vermeiden mittels digitaler Erfassung

Besonders interessant wird die digitale Inventur für Branchen,

• die für Ihre Produkte außer der Artikelnummer noch zusätzliche Differenzierungsmerkmale benötigen wie
  • Seriennummern (z.B. Fernseher)
  • Chargen (z.B. Lebensmittel)
  • Verfallsdaten (z.B. Medikamente)
  • etc.

Über 2D-Barcodes (GS1-128) lassen sich auch diese Zusatzinformationen abbilden.

• die über komplexere Lagersituationen verfügen, also mehrere zusätzliche Lagerflächen für den gleichen Artikel unterhalten
  • im Verkaufsraum
  • im Zugriffs- und im Hochregallager
  • im Außenlager
  • beim Kunden
  • etc.

Wussten Sie schon: für büro+ gibt es für diese Lagersituation eine spezielle Erweiterung „Logistik & Versand“.

Was auch immer Sie in Sachen Inventur vorhaben:

wir sind von der Beratung bis zur Schnittstelle für Sie da!

Ihre ERP NetworX-Partner

#bestpractices: Tipps & Tricks zum Jahreswechsel

#1 Jahressicherung

Je nachdem, welche Ausbaustufe man von büro+ hat, kann man mit büro+ in den kleineren Ausbaustufen (M, L) KEINE Stichtags-Reports machen.
Beispiel: Ist Ihr Inventur-Stichtag der 31.12 und Sie haben zum 31.12. vergessen, eine Inventurliste zu drucken, dann ist das an einem späteren Datum rückwirkend zum 31.12 nicht mehr möglich!

Ganz wichtig:
Machen Sie zum 31.12. eine Jahressicherung und legen Sie sich diese dann gut weg.
Sie haben dann zu einem späteren Zeitpunkt noch alle Möglichkeiten, die Auswertungen, die Ihnen büro+ in Ihrer jeweiligen Ausbaustufe biete, nachträglich zu fahren.

#2 Adressnummern: Formatierung prüfen und DATEV-konformes Design erstellen

Nicht allzu kurz vor dem Jahreswechsel bietet sich auch immer ein Blick auf die Kundennummern in Büro+ an. Wie vorausschauend sind die Adressnummern angelegt oder stoße ich mit den bisherigen Format-Einstellungen schon fast an mein Limit?
Wird die Finanzbuchhaltung mit DATEV geplant, besteht dort schon von Vornherein die Vorgabe, 5-stellige Adressnummern zu führen.
Eine Konvertierung von 3- oder 4-stelligen Adressnummern auf ein neues Format erfordert Zeit und Sorgfalt und sollte somit nicht auf den letzten Drücker erledigt werden.

Kunden-Status in der Adressnummer mitberücksichtigen
Eine zusätzliche Überlegung könnte sein, ähnlich wie in DATEV, mit der Kundennummer bereits die Kundenbeziehung erkennbar zu machen:

ab 10000: Debitoren
BSP: ab 10000: Privatkunden
BSP: ab 20000: Geschäftskunden
ab 70000: Kreditoren
BSP: ab 70000: Lieferanten
Möglichkeit zur freien Gestaltungnach eigenem Bedarf

Vorteil
Sie sehen bereits anhand der Adressnummer, um welche Art von Kunden / Lieferanten / weitere es sich handelt.

#3 Laufende Belegnummern: Formatierung prüfen und übersichtlicher gestalten

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben zur lückenlosen Belegnummerierung von Rechnungen etc. wird in büro+ die laufende Belegnummer hochgeschrieben. Mit der Jahresumstellung von 2022 auf 2023 beginnt der Zähler also wieder mit Beleg 1.
Schauen Sie doch jetzt zum Jahresende einmal nach, ob Ihre Einstellungen für die Belegnummerierung auch für das neue Jahr noch passen (ist z.B. die Einstellung auf 3-stellig ausreichen, also für maximal 999 Belege, oder sollte auf 4- oder 5-stellig umgestellt werden?).

Vielleicht denken Sie zum Jahresende auch über ein grundsätzliches Neu-Design nach
Für eine leichtere Auffindbarkeit oder Zuordnung können Sie Ihren Belegen auch Kürzel vergeben, z.B.
AN – Angebot
GU – Gutschrift
RE – Rechnung
weitere Möglichkeiten entsprechend Ihren Geschäftstätigkeiten

Ein Angebotsformat könnte dann in der Grundstruktur wie folgt aussehen
AN-JJ-XXXXX (Angebot-Jahr-Belegnummer 5-stellig)
Aktivieren Sie zudem die Option „bei Jahreswechsel zurücksetzen“, so dass im Folgejahr mit dem Beleg 00001 begonnen wird.

Sie benötigen Unterstützung?

Sprechen Sie uns gerne an.

Ihre ERP NetworX-Partner

Wir sind ERP NetworX

Wir sind Partner in einem starken Verbund aus ERP-Spezialisten in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz: der ERP NetworX-Genossenschaft.

Was das für Sie als büro+-Nutzer für Vorteile bringt, lesen Sie hier.

Hintergrund

Den zunehmend anspruchsvolleren Markt- und Wettbewerbsbedingungen können kleinere und mittelständische Unternehmen nur begegnen, indem sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und stetig effizienter gestalten.

Als Anwender von büro+ wissen Sie die Vorteile des Warenwirtschaftssystems von microtech zu schätzen. Von Auftrag bis Lohn bietet büro+ bereits in den Standardausführungen einen sehr großen Funktionsumfang.

Meistens reicht es dabei nicht mehr aus, dass die Warenwirtschaft rein funktionell die gewünschten Anforderungen erfüllt. Vielmehr sind heute viele weitere optionale Schnittstellen gefragt, die die Anbindung von Scannern, Kassen, MDE-Geräten, Webshops, Anbindungen an Versanddienstleister, etc. ermöglichen.

Und da kommen wir ins Spiel.

ERP NetworX:
Wir schaffen heute schon büro+-Mehrwerte für Morgen

ERP NetworX ist eine genossenschaftliche Partnerschaft von 23 IT-Systemhäusern, die auf Services in dem Bereich Warenwirtschaft spezialisiert ist. Wir bieten – flächendeckend für den deutschsprachigen Raum – Dienstleistungen rund um büro+ von microtech an.

Machen Sie sich ein Bild von uns.

Unsere Vision

Was bedeutet das für Sie konkret?

• EIN zentraler Ansprechpartner für Sie und Ihr Projekt
  • heißt: kein Suchaufwand nach DEM idealen ERP-IT-Systemhaus
  • die spezifischen Kompetenzen für Ihr Projekt stellen wir zusammen und koordinieren diese

• Im Hintergrund ist gebündelte ERP-Kompetenz für Sie aktiv, die interdisziplinär vernetzt ist
  • 23 IT-Systemhäuser
  • mehr als 90 Berater
  • mehr als 50 Softwareentwickler

• Ihre Projekte profitieren in Form von
  • maximaler Innovationskraft und individueller Anpassung
  • Steigerung der Qualität
  • Senkung der Realisierungszeit

• Und das spiegelt sich in Ihrer Marktposition wider: Wir helfen Ihrem Unternehmen, Wettbewerbsvorteile zu sichern und auszubauen durch
  • digitale Transformation
  • steigende Produktivität
  • mehr Effizienz

büro+-Erweiterungen durch ERP NetworX-Partner

Hier ein paar Beispiele

Schnittstellen zu microtech büro+ für

• E-Commerce-Systeme (z.B. Shopware, Oxid, Amazon, ebay)
• CRM-Systeme (z.B. cobra)
• Ticketsysteme (z.B. DoIT, Autotask PSA)
• Dokumentenmanagementsysteme (z.B. ELO Professional)

Erweiterungen für microtech büro+

• PPS-Lösung (Produktionsplanung und -steuerung)
• MDE-Lösungen (Mobile Datenerfassung)
• BDE-Lösungen (Betriebsdatenerfassung)

Optimierungen für microtech büro+

• Lagerlogistik

Anbindungen an microtech büro+

• Mandanten-Sync
• Edifakt-Anbindung
• Retourenverwaltung
• Lösung für Ratenzahlungen

Automatisierungen für jede Ausbaustufe

Diverse Tools rund um microtech büro+, die Wartungen und Auswertungen erleichtern.

Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie!
Ihre ERP NetworX-Partner

Launch der Webseite

Mit dem Launch der Webseite Präsentiert sich die Genossenschaft das erste Mal im neuen Gewand. Diese soll nun als Plattform für alle weiteren Aktionen dienen. Weitere Informationen folgen in Kürze.